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    5種用于有效項目管理的免費工具

    來源:機房360 作者:Harris編譯 更新時間:2022/6/16 6:56:51

    摘要:無論是新項目經理還是經驗豐富的專業人士,采用良好的項目管理工具對于保持地業領先地位至關重要。雖然有很多選擇,但本文著眼于五個易于使用的簡單工具,它們將為企業的項目提供有保證的收益。它們是100%免費的。

       無論是新項目經理還是經驗豐富的專業人士,采用良好的項目管理工具對于保持地業領先地位至關重要。雖然有很多選擇,但本文著眼于五個易于使用的簡單工具,它們將為企業的項目提供有保證的收益。它們是100%免費的。以下是下面詳細介紹的五種工具的列表:
      
     ?。?)RAID日志
      
     ?。?)BOSCARD
      
     ?。?)PEST分析
      
     ?。?)SWOT分析
      
     ?。?)RACI矩陣
      
      1.RAID日志
      
      RAID日志是一個簡單的工具,它為企業提供了一種很好的方式來控制項目的風險、假設、問題和依賴關系。通過每周查看RAID日志,可以讓項目保持在正軌上,同時確保沒有任何東西從左側區域對其產生影響。以下讓更詳細地了解每個RAID區域。
      
     ?。?)風險
      
      在RAID日志中,風險是指將來發生時會損害企業的項目的事件。風險是指事件發生的綜合可能性以及發生后對項目的影響。如果事件的概率和項目的影響很高,則將事件識別為嚴重風險。該日志包括對每個風險的描述、分析和緩解計劃。
      
     ?。?)假設
      
      假設是您假設的任何因素,這些因素將有助于您的項目取得成功。該日志包括有關假設的詳細信息、假設的原因以及確認假設是否有效所需的操作。
      
     ?。?)問題
      
      問題是項目出了什么問題,需要管理什么。在日志中,您將找到每個問題的描述、其影響、嚴重性以及包含和刪除它所需的操作。未能管理問題可能會導致交付不佳,甚至導致項目徹底失敗。
      
     ?。?)依賴項
      
      依賴項是一個事件或工作,它依賴于您的項目結果或您的項目將依賴的某些東西。該日志記錄了您所依賴的對象或內容,以及應該交付什么以及何時交付。也可能包括依賴于您的誰或什么。
      
      2.BOSCARD
      
      另一個簡單但有效的工具是BOSCARD。BOSCARD被認為是由咨詢機構CapGemini公司在上世紀80年代開發的,代表背景、目標、范圍、約束、假設、風險和可交付成果。它的美在于簡單性——這個工具為項目提供了一個清晰的輪廓,涵蓋了所有重要的重要領域。
      
      BOSCARD提供了一種易于理解且有效的方式來向利益相關者提供必要的項目信息,而不會使他們的文檔過多。值得注意的是,這種方法適用于不需要正式合同和協議約束的公司內部項目。如果企業希望快速啟動并運行您的項目,BOSCARD可能是企業開始與內部客戶合作的方式。
      
      3.PEST分析
      
      PEST分析提供了一種直接的戰略規劃工具,可以評估政治、經濟、社會和技術因素對項目的影響。了解所有這些可能影響企業的項目的外部因素至關重要。事實上,評估外部環境是一種很好的做法,尤其是在大型項目中。這樣做有助于提高對外部參與者對項目的任何威脅的認識。
      
      如今的快速變化使得預測可能影響其項目的事件變得越來越困難。但是PEST分析可以提供幫助。它可以幫助企業預測未來的困難,最大限度地減少其影響,或識別和利用機會。
      
      創建此表以幫助企業了解可能影響項目成功的外部因素:
      
      目目標:
      
      政治 經濟
      
      政治穩定 經濟狀況
      
      稅收法 利率
      
      勞工法 匯率
      
      貿易限制和關稅 通貨膨脹率
      
      環境法規 稅收
      
      社會 技術
      
      男性和女性在社會中的作用 技術變化率
      
      社會財富分配 自動化
      
      健康和安全 革新
      
      人口增長率 最近的技術發展
      
      4.SWOT分析
      
      SWOT分析通常與PEST分析相結合,幫助企業了解對實現項目目標有利和不利的內部和外部因素。
      
      通過SWOT分析,企業的團隊應該提出四個問題:
      
     ?。?)如何發揮各自的優勢?
      
     ?。?)如何解決每個弱點?
      
     ?。?)如何利用每一個機會?
      
     ?。?)如何防范每一個威脅?
      
      專注于這些問題使您的項目團隊能夠提前制定計劃,以提供最佳的成功機會。
      
      創建此表以幫助了解對項目成功的有利和不利因素:
      
      項目目標:
      
      優勢(內部因素) 缺點(內部因素)
      
      業績記錄(類似的成功) 知識和專業知識的差距
      
      資源可用性 時間表和截止日期
      
      技能水平 預算和資金
      
      流程和系統 競爭項目
      
      名聲 流程和系統
      
      機會(外部因素) 威脅(外部因素)
      
      技術和基礎設施發展 政治影響
      
      改變消費者行為 環境因素
      
      新興市場和發展中市場 競爭對手活動
      
      創新(研發) 經濟
      
      市場需求 季節性影響
      
      5.RACI矩陣
      
      RACI矩陣是一種運營規劃方法,企業可以通過建立四個角色為參與項目的人員分配責任:負責人、負責、咨詢和知情。
      
      •負責人是為完成任務而工作的人。通常,這角色僅由一個人擔任;示例可能是顧問、建筑師或承包商。他們有責任完成工作或做出決定。
      
      •執行人是確保正確和徹底完成任務的人。執行人對負責人負責(批準執行人的工作)。這個角色應該是一個人,通常是項目經理。
      
      •咨詢人為項目提供信息并進行雙向溝通的人。這個角色通常是幾個人,通常是主題專家。
      
      •知情人使用單向通信隨時了解進度的人。這些人受到任務結果的影響,因此他們需要及時了解最新情況。
      
      創建此矩陣以幫助可視化和了解每個人在項目中的角色和責任。下面是一個示例RACI矩陣。
      
      結語
      
      以上這5個工具是企業可以放入項目經理工具庫中的一些最簡單和最有效的工具。這些工具的美妙之處在于它們能夠在沒有昂貴的項目管理軟件解決方案的情況下推動結構化的思想和行動。這些工具可以從許多項目管理網站免費下載,也可以使用辦公軟件創建。如果您還沒有使用這些免費工具,現在是開始的好時機!
      
      編輯:Harris

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